Foire Aux Questions
Les réponses aux questions pratiques, apportés dans les FAQ, sont des simplifications des clauses des CGU. Pour plus de précisions, se rapporter aux CGU qui encadrent le lien contractuel entre Reddeasy et ses utilisateurs.
Questions pratiques sur Reddeasy
Vous allez avoir un accès anticipé à l’application en ligne.
Sur la page d’accueil, cliquez sur « ESSAI GRATUIT » . Remplissez le formulaire de déploiement. Vous recevrez un mail avec vos identifiants dans la semaine suivant l’envoi du formulaire. Vous pourrez alors faire vos essais ou votre gestion de maison d’édition, sur 10 livres maximum.
Vous allez avoir un accès anticipé à l’application en ligne.
Choisissez la version Standard. Après avoir rempli le formulaire de déploiement et paiement, nous vous enverrons par mail vos identifiants pour accéder à votre compte dans la semaine suivante. Il est possible de modifier vos réglages par la suite.
Chaque auteur et autrice aura accès à un espace personnel dans lequel seront rangés ses relevés de droits. Reddeasy offrira des niveaux d’accès différenciés selon ses utilisateurs. Le plus haut niveau permettra de consulter les numéros de sécurité sociale des auteurs et autrices, utilisés lors des déclarations à l’URSAFF.
Si vous ne le renseignez pas, votre application sera déployée avec toutes les options visibles. Le formulaire permet de faire les premiers réglages.
Vous êtes sur la version standard et vous rencontrez une difficulté ? Vous pouvez nous joindre par mail. Il y a plusieurs sortes de demandes. S’il s’agit bien d’un bug, notre développeur cherchera à le résoudre. S’il s’agit d’une option non disponible, vous pouvez faire une suggestion. L’application est en cours de développement, les solutions sont parfois presque prêtes. S’il s’agit d’une question sur l’utilisation de Reddeasy, nous vous accompagnerons.
Ils vont arriver ! On y travaille, mais dans cette FAQ, vous trouverez déjà beaucoup d’informations !
Reddeasy est géré par Ourse Verte Management.
Il a été développé par Robin Simon. C’est essentiellement lui qui ajoute des fonctionnalités au gré des retours des utilisateurs. Les éditions lapin ont collaboré au projet, testé les premières versions, puis ont été accompagnées par d’autres maisons d’éditions, en bêta-test. Les premières version de Reddeasy ont permis les redditions de février 2021 et 2022 des éditions lapin.
Le cahier des charges initial consistait à créer une base de données pour remplacer tous les tableaux Excel plus ou moins à jour, mais très vite, il a évolué, avec la demande d’un module de calcul des droits d’auteurs.
Le premier Reddeasy était alors très contextualisé, adapté à la structure et à ses outils d’hébergement (NAS). L’étape d’après a consisté à être hébergée à l’extérieur et à évoluer pour s’adapter aux nombreuses variantes de contrats d’édition.
Les redditions de 2023 et 2024 sont testées par 4 structures différentes !
Si vous décidez de ne plus utiliser votre espace Reddeasy, vous pouvez demander à supprimer votre compte et les données liées à cette adresse : contact@reddeasy.com
Si vous disposez des versions Standard ou Premium, l’absence de paiement ou de renouvellement de l’abonnement ne bloquera ni la consultation, ni le téléchargement de vos données, pendant une année entière. Cependant, vous ne pourrez plus enrichir votre espace de nouvelles informations ni calculer les droits d’auteurs.
Vos données sont hébergées dans l’Union européenne, sur le cloud (Hetzner, Allemagne). Chaque client a accès à une interface web dédiée. Seule votre adresse mail est utilisée afin de vous envoyer le formulaire de pré-configuration et le lien de paiement, ou de vous répondre en cas de besoin.
Toutes les autres données ne sont accessibles et traitées que par vous.
Vos données sont :
– portables : vous pouvez les exporter
– modifiables : vous accès à tout
– supprimables : vous pouvez demander à les effacer définitivement, elles le seront dans la semaine qui suit
Mise en route
Menu « Livres » -> ajouter
Le titre long comporte tous les mots, articles compris. Vous pouvez y ajouter T1 ou T2 s’il y a un numéro de tome.
Le titre court ne comporte pas d’article, pour faciliter la recherche alphabétique.
La référence d’un livre est son ISBN.
Choisir « édition principale ». La case à cocher « activé » permet de calculer les droits d’auteurs. Ne pas cocher pour un livre non paru ou décommercialisé.
Menu « Livres » -> ajouter
Créer la fiche livre comme une première édition, avec son nouvel ISBN, mais choisir « édition/réédition » (à la place de principale).
Indiquer dans le titre du livre son statut (ex : Le grand complot – NED 2025).
Menu « Auteurs » -> ajouter
L’identifiant va se générer automatiquement. Seuls le nom, le prénom et le pseudo sont obligatoires. Le pseudo peut être le prénom et le nom s’il n’y en a pas.
Les informations demandées permettent de renseigner les déclarations URSAFF.
Remarque : si vous utilisez les versions Standard ou Premium, vous pouvez importer la liste de vos auteurs et autrices avec un tableur. L’import n’est pas bloqué pour la version gratuite, mais nous vous contacterons pour régulariser le paiement lié à votre changement de version.
Vous avez créé auparavant les fiches des auteurs et autrices.
Menu « Livres » -> rechercher
Vous êtes sur la fiche du livre. Vous pouvez lui « ajouter un auteur » (liste déroulante) et lui affecter un rôle.
Vous avez créé auparavant les fiches des auteurs et autrices, la fiche livre. Vous avez remisé le livre à son auteur, à partir de la fiche du livre.
Menu « Livres » -> rechercher
Vous êtes sur la fiche du livre. En haut de la page cliquer sur « +contrat« .
– Renseignez votre référence interne de contrat
– Puis au choix, renseignez les champs du contrat ou copiez un contrat existant. Dans ce deuxième cas, vous devrez tout de même ajouter la date de signature.
– Dans l’onglet « Clause imprimée« , vous pourrez renseigner la répartition des revenus des auteurs et autrices.
Seule la clause imprimée est obligatoire.
Pour la clause imprimée :
– Quel est le montant de l’avance ?
– Les avances sont-elles individualisées ?
– Le calcul se fait-il sur le % du prix HT du livre ? (ou sur le % du CA, s’il n’y a pas de prix unique du livre ou si l’EAN correspond par exemple à un jeu)
– Quelle est la remise sur les exemplaires auteur ?
– Combien d’exemplaires (hors droits) sont donnés aux auteurs à la sortie du livre ?
– Quel est le % auteur sur la cession de droits indirects ?
Menu « Auteurs » -> ajouter
Ajoutez vos auteurs et autrices, manuellement ou par import de fichier.
Menu « Livres » -> ajouter
Ajoutez vos livres, manuellement ou par import de fichier (jusqu’à 10 livres pour la version gratuite).
Ouvrez la fiche d’un livre qui a un contrat « type ». Liez le livre à ses auteurs et autrices, « ajouter un auteur » et remplissez les champs.
Ajoutez le contrat, et saisissez le nombre de clauses nécessaires (imprimée, numérique, merchandising). Ce contrat pourra par la suite être dupliqué, modifié ou complété.
Ajoutez la répartition des droits des auteurs et autrices.
Menu « Stocks » -> nouveau mouvement
Ajoutez les tirages initiaux de vos livres.
Entrez le tirage initial du livre et son rangement (ex : pour un tirage initial à 1500 exemplaires, 200 livres chez l’éditeur et 1300 chez le distributeur).
Cette étape de mise en lien livre/auteur/contrat est indispensable et manuelle, pour tous vos livres. Mais vous pourrez dupliquer le contrat est déjà renseigné.
Menu « Stocks » -> entrer l’inventaire
Ces quantités serviront de base de calculs chaque année. Il faut obligatoirement entrer un inventaire par lieu de stockage et par année.
Menu « Ventes » -> ajouter
Pour entrer les ventes (quantités et montants positifs) et les retours (quantités et montâtes négatifs). Chaque vente doit être associée à une date (cela permet les calculs complexes de seuils, si vous comptez différemment les ventes directes et indirectes, et qu’il y a des retours). Vous pouvez simplifier en mettant toues les ventes du mois à la date du dernier jour du mois.
Menu « Stocks » -> nouveau mouvement
Entrez les services presse envoyés, et les autres sorties de stocks (destructions, défraîchis…). Une mise à jour précise permettra de vérifier les grosses erreurs, pour la comparaison es stocks (inventaire réel) et de leur estimation (calcul basé sur l’inventaire de l’année précédente ou à partir du tirage initial).
Attention à ne pas dépasser les 10 livres si vous êtes sur la version gratuite.
Vous avez des fichiers modèles à chaque possibilité d’import.
A – Format :
L’importation des données peut se faire avec des documents Excel (.xlsx), LivreOffice (.ods) ou CSV (.csv). Le format CSV doit comprendre l’option UTF8 pour garder les caractères spéciaux. Dans tous les documents, chaque nom de colonne doit être présent même si la colonne elle-même est laissée vide.
B – Certaines colonnes ne peuvent contenir que certains choix :
_Importation des produits dérivés : ‘#type’ doit correspondre à un des éléments renseignés dans le menu « Paramètres » -> onglet produits
_’#marque’ doit être une marque renseignée dans le menu « Paramètres » -> onglet général ou ‘Autre’
_’#livre-associé’ doit correspondre à une référence de livre déjà importé
_’#type-vente’ doit être ‘Directe’, ‘Indirecte’, ou ‘Auteur’
_les dates peuvent être entrées au format ‘AAAA-MM-JJ’ ou ‘JJ/MM/AAAA’.
_ ‘#précompté’ doit contenir ‘oui’, ‘non’ ou ‘indéterminé’
_’#calcul’ est la colonne qui permet de déterminer si des droits d’auteur doivent être calculés pour un élément ou non. Il est bon de mettre non pour les livres qui ne sont pas encore parus, n’ont pas encore de contrat ou ne sont pas commercialisés afin qu’ils ne bloquent pas la génération des droits. la colonne peut contenir ‘oui’ ou ‘non’.
_’#collection’, ‘#reliure’, ‘#format’ doivent contenir un élément renseigné respectivement dans le mesure « Paramètres » -> onglet produit
C – Toutes les colonnes n’ont pas besoin d’être remplies. Voici les colonnes obligatoires pour chaque fichier d’importation :
_ auteurs : #pseudo, #nom, #prénom, #précompté
_inventaire : #référence, #site-stockage, #année, #stock
_livre, produit dérivé, produit numérique, pack : #référence, #titre-court, #titre-long
_vente : #référence-produit, #date, #type-vente, #quantité, #site-stockage
D – Ventes et retours
Le nombre de ventes est indiqué par un nombre entier positif (ex : 3).
Le nombre de retours est indiqué par un nombre entier négatif (ex -3).
La somme associée aux ventes est indiquée par un nombre entier positif (ex : 33).
La somme associée aux retours est indiquée par un nombre entier négatif (ex -33).
Reddition annuelle ou semestrielle
Avez-vous renseigné l’historique des droits versés par livre ?
Menu « Droits d’auteurs » -> Gérer par livre
Ce module permet de renseigner l’état des lieux des droits versés. Où en étaient les ventes au dernier calcul ? Y avait-il une retenue (provision sur retour) à réintégrer dans le calcul ? Et combien le livre a-t-il généré de droits bruts (positifs ou négatifs ?)
Quels sont mes dossiers incomplets ?
Menu « Droits d’auteurs » -> Gérer par livre ou par auteur
La couleur rouge montre les dossiers bloqués. Cliquez sur le rectangle « résultat » en rouge pour avoir l’explication.
Les oublis récurrents :
– Mes stocks sont à ° dans un lien de stockage, donc je n’ai pas saisi l’inventaire de ce lieu.
– Un obstacle gênait l’année précédente et vous avez calculé les droits manuellement. Il faut mettre à jour vos données dans Menu « Droits d’auteurs » -> Gérer par livre.